Doanh nghiệp Logistics Châu Âu quản lý nguồn nhân lực quy mô lớn thông qua dịch vụ HR Outsourcing

Với mục tiêu mở rộng quy mô và đảm bảo sự ổn định trong vận hành, một công ty logistics và chuỗi cung ứng hàng đầu châu Âu đã hợp tác cùng Reco với vai trò đối tác HR outsourcing tại Việt Nam. Thông qua các giải pháp nhân sự được chuẩn hóa và có cấu trúc, doanh nghiệp đã tối ưu quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và sẵn sàng mở rộng đội ngũ trong tương lai mà không cần gia tăng bộ máy HR nội bộ.

1. Tổng quan khách hàng

Khách hàng là một tập đoàn đa quốc gia trong lĩnh vực logistics và dịch vụ chuỗi cung ứng, hỗ trợ vận chuyển xuyên biên giới, lưu kho và vận hành fulfillment trên khắp châu Âu và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Lực lượng lao động của doanh nghiệp bao gồm các vị trí vận hành, kỹ thuật và hành chính, với số lượng nhân sự biến động theo mùa do nhu cầu thị trường.

Để hỗ trợ hoạt động khu vực, công ty đã mở rộng các bộ phận shared services và vận hành tại Việt Nam, nâng tổng số nhân sự lên hơn 250 người trong các mảng vận hành khách hàng, hỗ trợ IT và chức năng hành chính. Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng nhanh đã làm phát sinh nhiều thách thức trong điều phối HR, khả năng phản hồi hỗ trợ nhân viên và tính nhất quán trong tuân thủ quy định.

2. Yêu cầu của Khách hàng

Với mục tiêu đảm bảo khả năng mở rộng và sự ổn định trong vận hành, khách hàng đã lựa chọn Reco làm đối tác HR outsourcing tại Việt Nam. Doanh nghiệp mong muốn áp dụng giải pháp nhân sự có cấu trúc nhằm chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ mở rộng lực lượng lao động trong tương lai mà không làm tăng chi phí HR nội bộ.

Những thách thức chính bao gồm:

• Tỷ lệ nghỉ việc cao ở các vị trí vận hành, dẫn đến nhu cầu onboarding và offboarding liên tục
• Nhu cầu tuyển dụng tăng mạnh theo mùa trong các giai đoạn cao điểm logistics
• Khối lượng lớn yêu cầu HR liên quan đến hợp đồng, chấm công, nghỉ phép và giải thích chính sách
• Năng lực nội bộ hạn chế trong việc mở rộng hỗ trợ HR theo biến động nhân sự
• Thiếu hệ thống báo cáo tập trung giữa các khu vực và nhóm nhân sự

Khách hàng cần một mô hình HR outsourcing có khả năng mở rộng nhanh, vận hành chính xác và hỗ trợ hiệu quả một lực lượng lao động năng động, biến động cao.

3. Cách tiếp cận của Reco

Reco triển khai mô hình HR outsourcing có khả năng mở rộng tại Việt Nam, tập trung vào quản lý lực lượng lao động quy mô lớn và tối ưu hiệu quả vận hành.

3.1. Tập trung quản trị hành chính nhân sự

Reco hợp nhất các tác vụ HR rời rạc vào một khung quản trị tập trung và thống nhất:

• Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên chính thức và thời vụ
• Chuẩn hóa quy trình onboarding và offboarding giữa các phòng ban
• Theo dõi tập trung hồ sơ nhân sự và tài liệu HR

Cách tiếp cận này giúp tăng tính nhất quán và giảm trùng lặp hành chính.

3.2. Linh hoạt nguồn nhân lực & Quản lý khối lượng lớn

Trước nhu cầu nhân sự biến động theo mùa, Reco thiết kế giải pháp HR outsourcing hỗ trợ thay đổi nhân sự nhanh chóng:

• Onboarding nhanh trong các giai đoạn tuyển dụng cao điểm
• Tối ưu quy trình gia hạn và chấm dứt hợp đồng
• Phân bổ nguồn lực HR linh hoạt theo quy mô nhân sự

Giải pháp giúp khách hàng mở rộng hoặc thu hẹp hoạt động mà không làm gián đoạn quy trình HR.

3.3. Phối hợp làm Payroll & Hỗ trợ tuân thủ

Reco cung cấp dịch vụ HR và payroll thuê ngoài đáng tin cậy, đảm bảo tính liên tục trong vận hành:

• Xử lý lương hàng tháng chính xác cho nhiều nhóm vị trí khác nhau
• Tính toán thuế và các khoản đóng góp bắt buộc theo đúng quy định pháp luật Việt Nam
• Báo cáo payroll đồng bộ với bộ phận tài chính và vận hành

Ngoài ra, Reco cũng tư vấn về các rủi ro tuân thủ phát sinh từ tỷ lệ nghỉ việc cao.

3.4. Báo cáo về HR & Minh bạch vận hành

Reco triển khai hệ thống báo cáo có cấu trúc nhằm cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn rõ ràng về hoạt động nhân sự. Báo cáo bao gồm:

• Xu hướng headcount và biến động nhân sự
• Phân tích chi phí payroll
• Theo dõi số dư phép năm và tình trạng vắng mặt

Các dữ liệu này giúp doanh nghiệp hoạch định nhân sự hiệu quả hơn và kiểm soát chi phí chặt chẽ.

4. Kết quả đạt đươc

Trong 9 tháng đầu tiên, mô hình dịch vụ HR Outsourcing đã cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

• Giảm 50% lượng yêu cầu HR tồn đọng trong mùa cao điểm
• Giảm 35% các lỗi liên quan đến HR (hợp đồng, quản lý phép, hồ sơ – chứng từ)
• Hỗ trợ vận hành đội ngũ 250+ nhân sự mà không cần tăng thêm biên chế HR nội bộ

Với sự hỗ trợ từ Reco, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống vận hành nhân sự linh hoạt, có khả năng mở rộng, đồng thời vẫn đảm bảo độ chính xác và trải nghiệm tích cực cho nhân viên.